Aufbau und Pflege erfolgreicher Presseverteiler

 

Die beste und interessanteste Pressemitteilung nützt Ihnen nichts, wenn Sie sie nicht an den Mann – sprich: die Journalisten, bringen können. Sie benötigen also einen Presseverteiler. Je detaillierter und qualifizierter, desto erfolgreicher wird Ihre Pressearbeit sein.

 So bauen Sie einen eigenen Presseverteiler auf

Um herauszufinden, wen Sie in Ihrem Verteiler berücksichtigen sollten, sollten Sie zuerst die folgenden Fragen beantworten:

  • Wer ist meine Zielgruppe?
  • Welche Zeitungen und Magazine (Print und Online) und Blogs liest meine Zielgruppe?
  • Welche Radiosendung ist für meine Zielgruppe relevant?
  • Welche TV-Sendung ist für meine Zielgruppe relevant?

Wichtiger Hinweis zum Text

Möglicherweise haben Sie unterschiedliche Produkte für unterschiedliche Zielgruppen. Fassen Sie alle in einem großen Verteiler zusammen, damit Sie die Kontaktdaten nicht in mehreren Verteilern aktualisieren müssen. So vermeiden sie es auch, Kontakte doppelt anzulegen.

Welche Informationen gehören in den Presseverteiler?        

Für einen guten und funktionierenden Presseverteiler benötigen Sie nicht zwangsweise ein professionelles Presseverwaltungsprogramm. Sie benötigen noch nicht einmal ein CRM (Customer Relationship Management)-Programm. Eine einfache Excel Tabelle kann völlig ausreichen. Wichtig ist, dass Sie alle relevanten Kontaktdaten so erfassen, dass Sie nach den einzelnen Kriterien suchen können, z.B. nach Journalisten, die sich auf ein bestimmtes Thema spezialisiert haben, oder nach der lokalen Presse, nach Radiosendern, etc.

Hierzu legen Sie für jeden Unterpunkt des Eintrags eine eigene Spalte an. Mit Hilfe der Filterfunktion können Sie innerhalb kürzester Zeit sämtliche Journalisten herausfischen, für die Ihre jeweilige Pressemeldung relevant ist.

In den Presseverteiler gehören die folgenden Informationen:

  • Name des Mediums
  • Art des Mediums (Printmagazin, Onlinemagazin, Blog, Radiosender, TV Sender,…)
  • Verlag (bei Magazinen)
  • Name desAnsprechpartners
  • Titel des Ansprechpartners
  • Position des Ansprechpartners (z.B. Chefredakteur, Anzeigenleiter)
  • Telefonnummer des Ansprechpartners
  • Emailadresse des Ansprechpartners
  • Themenbereiche des Ansprechpartners
  • Website des Mediums

Wichtiger Hinweis zum Text

Legen Sie für jeden Themenbereich/Produkt eine eigene Spalte an, so dass sie einem einzigen Redakteur mehrere davon zuordnen können.

Optional können Sie noch weitere Spalten anlegen:

  • allgemeine Emailadresse (redaktion@xxx u.ä.)
  • Postadresse
  • Informationen zur Publikation (z.B. Erscheinungsweise, Auflage, Besonderheiten)
  • Social Media-Kontaktdaten des Ansprechpartners

Für einen internationalen Verteiler fügen Sie natürlich noch eine Spalte mit der entsprechenden Länderkennung ein.

 

Wichtiger Hinweis zum Text

Legen Sie sich zusätzlich für jeden Journalisten, mit dem Sie persönlich in Kontakt sind, eine Datei an, in der Sie die Kontakthistorie verwalten. So können Sie immer nachhalten, was Sie zu welchem Zeitpunkt mit dem Redakteur besprochen haben.

 

Wie komme ich preiswert an qualifizierte Kontaktdaten von Journalisten?

Die schnellste und teuerste Methode: Adressdaten kaufen

Es gibt zahlreiche kommerzielle Mediendatenbanken, die Ihnen gerne ihre Journalistenkontakte verkaufen. Der Vorteil: Sie müssen wenig Zeit investieren und erhalten einen Presseverteiler, den Sie als Basis nutzen und selber weiter ergänzen bzw. aktualisieren können. Der Nachteil: Adressbroker lassen sich ihre Dienste sehr teuer bezahlen, und die Aktualität der Adressen lässt häufig zu wünschen übrig.

Kurzfristig günstig, auf Dauer teuer: Verteilernutzung bezahlen

Bei allen Mediendatenbanken hat man die Möglichkeit, Verteiler zu „mieten“. Man versendet seine Pressemeldung nicht selbst, sondern lässt sie vom Anbieter verschicken. Dazu geben Sie Ihre Wunschadressaten an – z.B. alle Fachjournalisten aus dem Bereich Maschinenbau in Deutschland, Österreich und der Schweiz – und der Dienstleister versendet Ihre Meldung. Das ist für eine einmalige Aussendung wesentlich preiswerter als der Kauf dieser Adressen. Problematisch ist nur: Sie erhalten weder die Adressen der angeschriebenen Journalisten, noch erfahren Sie, an wen genau Ihre Nachricht versendet wurde. Und wenn Sie nicht nur einmalig eine Pressemitteilung versenden möchten, sondern mehrere im Laufe der Zeit, summiert sich das Ganze natürlich. Ab ca. 3 Aussendungen lohnt es sich in der Regel, die Adressen gleich zu kaufen und damit einen eigenen Presseverteiler aufzubauen.

Langfristig erfolgreich: eigenen Verteiler aufbauen

Mit einem eigenen Presseverteiler haben Sie nicht nur die absolute Kontrolle, an wen Ihre Pressemeldung gesendet wird, Sie sind auch unabhängig von Adressbrokern und Verteilerdiensten. Aber wie kommen Sie an die Adressen? Es gibt viele Möglichkeiten, die Sie nutzen können:

Praktische Tipps für die Erstellung eines eigenen Presseverteilers

  1. Nehmen Sie sich alle Magazine vor, die in Ihrem Unternehmen gelesen werden. Im Impressum finden Sie in den meisten Fällen konkrete Ansprechpartner mit ihren Kontaktdaten, auf jeden Fall aber eine allgemeine Redaktionsadresse wie info@xxx oder redaktion@xxx. Geben Sie sich aber nicht mit der allgemeinen Kontaktadresse zufrieden. Es ist gut, sie zusätzlich im Verteiler zu haben aber an diese Adressen werden hunderte von Emails gesendet und die Gefahr, zwischen ihnen unterzugehen ist groß. Fragen Sie lieber telefonisch bei der Redaktionssekretärin nach, ob sie Ihnen einen konkreten Ansprechpartner für Ihr spezielles Thema nennen kann. Manche Verlage bzw. Redaktion gegen jedoch grundsätzlich keine Ansprechpartner heraus.
  2. Schauen Sie in die Mediadaten der Verlage bzw. Magazine. Auch hier stehen Ansprechpartner und Kontaktdaten.
  3. Sammeln Sie auf Messen und anderen Veranstaltungen Magazine ein, die Sie noch nicht in Ihrer Liste haben.
  4. Fragen Sie Ihre Kunden, welche Magazine in deren Unternehmen gelesen werden.
  5. Auf den Websites der meisten (Fach-)Messen sind Medienpartner angegeben. Diese Magazine sind speziell für die Zielgruppe der Messe interessant – und somit auch für Sie.
  6. Im Internet finden Sie Überblicksseiten wie beispielsweise fachzeitungen.de, die auflisten, zu welchen Themen es Fachpublikationen gibt. Eine Liste der Publikumszeitschriften finden Sie u.a. auf Wikipedia, Anzeigenblätter unter www.bvda.de, lokale Radiosender unter www.mabb.de/radio-tv/radio/frequenzliste.html#c62 und Fernsehsender unter www.lokal-tv.de/site-assistent/cms-admin/user/index.php?page_id=35
  7. Nutzen Sie die Zeit, wenn Sie auf Reisen sind und schauen Sie im Bahnhof oder Flughafen in die internationale Presse. Ein Foto vom Impressum reicht, und schon haben Sie neue Kontaktdaten, die Sie später in Ihren Presseverteiler übertragen können.
  8. Prüfen Sie die Rückläufer von Ihren Mailings sehr genau: Gerade in den automatischen Antworten werden oft die Kontaktdaten von Kolleginnen und Kollegen des angeschriebenen Journalisten genannt, die sich zumindest vertretungsweise mit dem Thema beschäftigen.

Wie pflege ich meinen Presseverteiler?

Der beste Presseverteiler nützt Ihnen wenig, wenn Sie ihn nicht regelmäßig aktualisieren. Der beste Presseverteiler kann nach einem Jahr bereits hoffnungslos veraltet sein. Deshalb: Lassen Sie sich nicht von dem Aufwand abschrecken – nach jedem Mailing Dutzende von Rückläufern zu bearbeiten, weil es die Magazine nicht mehr gibt oder der Journalist nicht mehr in dieser Redaktion arbeitet, benötigt ebenfalls eine Menge Zeit. Außerdem: wollen sie Ihre Pressemitteilungen wirklich ins digitale Nirwana senden?

Aktualisieren Sie Ihren Verteiler deshalb nach jeder Aussendung:

  • bei Fehlermeldungen: Schauen Sie in den Mediadaten oder auf der Website des Verlags nach, ob der angeschriebene Redakteur noch im Hause arbeitet. Wenn Sie dort nicht fündig werden, rufen Sie die Redaktionsassistentin/Redaktionssekretärin an und bitten Sie um Aufklärung und neue Kontaktdaten.
  • bei automatischen Antwortmails: Prüfen Sie, ob in der Antwort Kolleginnen und Kollegen angegeben werden, die Sie in Ihren Presseverteiler mit aufnehmen können.

 

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