guter Kontakt zu Journalisten

 

Wie baue ich einen guten persönlichen Kontakt zu Journalisten auf?

11 Tipps: So kommen Sie mit Sicherheit erfolgreich in die Key Medien

In der Pressearbeit läuft gar nichts ohne einen guten Kontakt zu Journalisten. Die Basis ist natürlich ein guter Presseverteiler. Hierin listest du alle Medien auf, die deine Zielgruppe konsumiert. Aber nicht alle sind gleich wichtig, manche sind eben doch ein bisschen wichtiger als andere. Diese Key Medien möchtest du knacken, hier willst du mit deinen Produkten und Dienstleistungen rein. Und das natürlich möglichst oft.

Hierzu benötigst du den direkten Draht in die Redaktion, sprich: die zuständigen Redakteure müssen dich kennen. Und sich freuen, wenn du dich meldest. Wie erreichst du das? Wir haben 11 Tipps für dich zusammengestellt, wie du dauerhaft einen erfolgreichen Kontakt zu den Journalisten aufbauen kannst:

 

1. Wende dich an den Richtigen

Bevor du irgendjemanden kontaktierst, solltest du herausfinden, wer überhaupt der richtige Ansprechpartner für dich und dein Thema ist. Schau bei Printmedien in das Impressum und die Mediadaten. Auf Websites stehen unter „Kontakt“ häufig konkrete Ansprechpartner und ihre Themengebiete. Wenn du gar nicht fündig wirst, ruf unter der allgemeinen Redaktions- oder Kontaktnummer an und frage nach dem zuständigen Redakteur für deinen Themenbereich. Das gilt natürlich auch für Radio- und TV-Redakteure.

 

2. Hab keine Angst vor Anrufen

Zahlreiche Umfragen bestätigen es: die Menschen greifen immer weniger zum Telefon. Dabei gibt es, abgesehen von einem persönlichen Treffen, keine direktere Art und Weise der Kontaktaufnahme. Hier sprichst du unmittelbar mit demjenigen, der darüber entscheidet, ob dein Beitrag veröffentlicht wird oder nicht. Eine bessere Chance, dein Thema an den Mann (oder die Frau) zu bringen, gibt es nicht. Jeder Journalist freut sich über einen guten Themenvorschlag. Und zu einem guten Kontakt zu Journalisten gehört auch das persönliche Gespräch.

 

3. Zeige, dass du den Journalisten und seine Arbeit ernst nimmst

Schon eine einfache, kleine Frage zu Beginn eines Anrufs kann dir eine Menge Sympathiepunkte bringen: „Störe ich Sie, oder haben Sie ein paar Minuten Zeit?“ Viele Journalisten klagen darüber, dass sie angerufen und vom Anrufer direkt mit seinem Anliegen überfallen werden. Das ist insbesondere dann lästig, wenn es kurz vor Redaktionsschluss ist und alle Mitarbeiter auf Hochtouren an der nächsten Ausgabe arbeiten. Auch hier hilft der Blick in die Mediadaten. Rund um die Deadline herum solltest du die Redaktion lieber in Ruhe lassen.

Wenn der Journalist seine Bereitschaft signalisiert, mit dir zu sprechen, dann komm sofort auf den Punkt. Zeit ist für jeden Journalisten ein äußerst rares Gut, das du nicht verschwenden solltest. Es sei denn, der Angerufene gerät selber ins Plaudern. Dann solltest du dir wiederrum die Zeit nehmen, ein ausführlicheres Gespräch zu führen. Denn das ist die perfekte Gelegenheit, einen wirklich persönlichen Kontakt zu Journalisten aufzubauen.

Tipp: Wenn der Journalist dir sagt, dass er gerade keine Zeit hat, frage ihn, wann es ihm besser passt. So hast du gleich einen Termin und einen Anknüpfungspunkt für deinen nächsten Anruf.

 

4. Bereite dich gründlich vor

Wenn du ein Thema anbietest, solltest du genau wissen, worüber du redest. Schreib dir die wichtigsten Punkte noch einmal stichwortartig auf: Worum genau geht es? Warum ist das Thema für die Zielgruppe des Mediums interessant? Bei Fachmagazinen besonders wichtig: In welche Ausgabe würde das Thema am besten passen? Handelt es sich um eine Erstveröffentlichung, oder ist der Artikel bereits in einem anderen Medium publiziert worden? In diesem Falle solltest du die direkten Konkurrenzmedien kennen. Kein Journalist wird einen Artikel veröffentlichen wollen, den seine Konkurrenz bereits publiziert hat. Im Zweifelsfall: Frag ihn, ob er damit einverstanden ist, wenn du das Thema auch dem Medium xyz anbietest. Und frag auch ruhig nach, welches Medium du auf keinen Fall ansprechen solltest. Und dann – ganz wichtig: Halte dich daran! Ein guter Kontakt zu Journalisten beruht auf Vertrauen. Und das musst du dir erst verdienen.

 

5. Akzeptiere ein „Nein“

Pressearbeit ist ein bisschen wie flirten. Wenn der Angeflirtete „nein“ sagt, dann solltest du nicht versuchen, das noch in ein „Na schön, dann halt doch“ umzuwandeln. Deshalb diskutiere nicht, und vor allem: bettle nicht. Es ist jedoch völlig in Ordnung und für dich selbst immens wichtig, nach dem Warum zu fragen. Nur so findest du heraus, ob dein Thema nicht gut oder aktuell genug ist, nicht in das Konzept des Mediums passt, oder aus welchem anderen Grund dein Anliegen abgelehnt wurde. Mit diesen Infomationen kannst du es beim nächsten Mal (oder beim nächsten Medium) besser machen.

 

6. Kontakt zu Journalisten braucht Authentizität

Versuche nicht, am Telefon jemand zu sein, der du nicht bist. Journalisten haben viel Erfahrung darin, Zwischentöne herauszuhören und Aufschneider zu entlarven. Um einen guten persönlichen Kontakt zu Journalisten aufzubauen, gehört es deshalb unbedingt dazu, aufrichtig und authentisch zu sein. Wenn du nervös bist und dich verhaspelst, dann sag das ruhig. Das offene Eingeständnis einer kleinen Schwäche macht dich viel sympathischer, als der Versuch, diese zu überspielen. Wenn du eine Frage nicht beantworten kannst, rede nicht um den heißen Brei herum. Antworte nicht mit Vermutungen. Sag offen, dass du die Antwort nicht kennst, dich aber gleich nach dem Telefonat darum kümmern wirst, sie zu bekommen. Und dann halte diese Zusage auch unbedingt und schnellstmöglich ein.

 

7. Mach attraktive Angebote

Biete grundsätzlich eine spannende, druckreife Story an, die haargenau auf das entsprechende Medium und seine Zielgruppe abgestimmt ist. Insbesondere Fachmagazine veröffentlichen in ihren Mediadaten meistens konkrete Redaktionspläne, so dass du vorab prüfen kannst, wann dein Thema besonders gut in das Heft passt. Je früher du deinen Beitrag anbietest, desto besser sind deine Chancen, dass er genommen wird.

 

8. Erzähl keine Lügen

Eigentlich sollte das eine Selbstverständlichkeit sein, aber die Realität vieler Journalisten sieht leider anders aus. Hier die persönlichen Top 3 eines Chefredakteurs, mit dem wir seit Jahren zusammenarbeiten:

  1. Es wird versprochen, demnächst Anzeigen zu schalten.
  2. Der angekündigte spannende Artikel entpuppt sich als eine Ansammlung hohler Marketingphrasen ohne jeglichen Nutzen für die Leser.
  3. Die Zusage, einen Artikel bis zu einer bestimmten Deadline zu schicken, wird nicht eingehalten. Und das wird entweder gar nicht, oder erst am Tag der Deadline kommuniziert, so dass ein enormer Stress entsteht, um auf die Schnelle einen anderen Inhalt für die freigehaltenen Seiten zu finden.

Du siehst: hier hast du viele Möglichkeiten, positiv aufzufallen.

 

9. Nimm dir Zeit und werde persönlich

Wenn du einen Journalisten erwischst, der gerne plaudert, dann geh darauf ein. Nimm dir die Zeit, auch, wenn du noch 15 weitere anrufe auf deiner Liste hast. Stell ihm Fragen. Wenn du einen Anknüpfungspunkt findest, erzähle ihm etwas von dir selbst. So wirst du für deinen Gesprächspartner zu einer echten, „fühlbaren“ Person anstelle des x-ten Anrufers, der ihm etwas aufschwatzen will. Bei späteren Anrufen kannst du dann auf diese gemeinsamen Themen zurückkommen. Frag ihn, wie sein Urlaub in Australien war, ob der Umzug gut verlaufen ist und wie viele Kilometer er bereits mit seinem neuen Fahrrad zurückgelegt hat. Zeig ihm, dass du dich für ihn als Menschen interessieren, nicht nur in seiner Eigenschaft als Nadelöhr in das Magazin.

 

10. Fertige Kontaktprotokolle an

Unmittelbar nach dem Telefonat solltest du unbedingt ein Gesprächsprotokoll anfertigen. Zum einen verhindert es, dass du aus dem Telefonat folgende Aufgaben vergisst. Zum anderen ist es wichtig, dass du auch eine Woche, ein Monat oder ein Jahr später noch ermitteln kannst, mit wem du wann was vereinbart hast. Die wichtigsten Punkte hierbei sind:

  • Datum
  • Was hast du angeboten?
  • konkrete Vereinbarung (z.B. Deadline, Umfang, Besonderheiten, u.a.)
  • bei Ablehnung: was war der Grund?
  • wichtige berufliche Zusatzinformationen (z.B. über weitere Ansprechpartner für deine Themen, die Organisationsstruktur des Mediums, Messeteilnahmen, u.a.)
  • wichtige persönliche Zusatzinformationen (z.B. Geburtstag, Kinder, Hobbies, u.a.)
  • welche To Dos ergeben sich für dich aus dem Telefonat
  • wann sollte die nächste Kontaktaufnahme sein

Ob du das ganz „retro“ handschriftlich auf Papier oder doch lieber im Rechner machst, bleibt im Prinzip dir überlassen. Hauptsache ist, dass du diese Unterlagen kontinuierlich weiterführst und vor dem nächsten Kontakt zu Rate ziehen kannst. Wenn du nicht der Einzige bist, der mit dieser Redaktion in Kontakt stehst solltest auf jeden Fall auf gemeinsam geführte Dateien zurückgreifen. Es gibt kaum etwas Peinlicheres, als von einem Journalisten zu hören „Aber das habe ich doch vorgestern schon mit Ihrem Kollegen besprochen!“

Du kannst deine Gesprächsprotokolle in Textprogrammen oder sogar in Tabellenprogrammen führen. Eine CRM (Customer Relationship Management)-Software hat jedoch den Vorteil, dass sie exakt für diesen Zweck gemacht wurde. Mit einem solchen Programm kannst du sämtliche Kontakte strukturiert erfassen und pflegen, Notizen, Termine und Erinnerungen anlegen und dir selbst Aufgaben stellen. Zusätzlich zu den kostenpflichtigen CRM-Lösungen gibt es auch weitestgehend kostenfreie Open-Source-Programme. Hier haben wir eine gute Übersicht über die kostenfreien CRM-Programme gefunden:

Kostenloses CRM-Tool Captera

 

11. Akzeptiere Freundschafts- und Kontaktanfragen in den sozialen Medien

Wenn ein Journalist dir eine Kontaktanfrage zusendet, willige ein. Er hat sich die Mühe gemacht, nach dir zu suchen. Vielleicht nur, um sein eigenes Netzwerk mit einem weiteren Namen zu versehen, vielleicht aber auch, weil er dich sympathisch findet. Es wäre nicht besonders clever, ihn abzulehnen und damit vor den Kopf zu stoßen. Du brauchst ihn ja nicht in deinen engsten Kreis mit aufzunehmen. Und du hast gleich wieder einen neuen Anknüpfungspunkt für dein nächstes Telefonat. Einen besseren Weg für einen direkten Kontakt zu Journalisten kann man nicht haben. Umgekehrt solltest du jedoch keine derartige Anfrage an einen Journalisten senden, es sei denn, ihr habt verkehrt bereits auf einem privat-freundschaftlichen Niveau miteinander.

 

Übrigens:

Wenn du wissen möchtest, wie man einen spannenden Artikel schreibt, der von den Medien gerne veröffentlicht wird, dann schau doch mal hier rein:
Wie schreibe ich eine spannende Anwenderstory

Du hast noch keinen Presseverteiler? Dann wird es höchste Zeit! Hier zeigen wir dir, worauf du achten solltest:
Aufbau und Pflege erfolgreicher Presseverteiler

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